Belegfreigabe? Was bring das im Unternehmen?
Mit unserer Cloudlösung eco Billflow kann der tägliche Umgang mit Belegen komplett neu organisiert und alle Vorteile der Digitalisierung genutzt werden.
Nach der Umstellung der Belegverwaltung auf eco BILLFLOW fallen langen Laufwege im Haus weg, Zahlfristen können eingehalten und alle Belege immer und einfach gefunden werden. Alle Fragen zu Belegen die freigegeben werden müssen, Zuordnung auf Kostenstellen usw. können digital abgebildet werden.
Die Abwicklung der Belege durch die einzelnen Abteilungen wird dann über die erstellten Workflows innerhalb der Software gesteuert.
Dadurch landen die Belege immer beim richtigen Mitarbeiter, Freigaben können auch außerhalb des Büros erteilt werden und digitale Belege sparen Papier. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel.
Belegfreigabe und -prüfung
Wichtige Belege wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge werden in vielen Unternehmen vorab von verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen geprüft. Mit eco Billflow kann die Belegfreigabe online auf bis zu vier Ebenen und auswählbaren Mitarbeitern realisiert werden.
Der Ablauf der Belegfreigabe und -prüfung - der so genannte Workflow - erfolgt dabei einfach digital und online, was gerade in der jetzigen Situation durch Corona absolut von Vorteil ist. Der oder die zuständigen Mitarbeiter werden vom System per E-Mail über neue Belege zur Prüfung und/oder Freigabe benachrichtigt.
Jeder Beleg ist immer und zu jeder Zeit im System auffindbar und der aktuelle Status kann dabei direkt ermittelt werden. So werden z.B. auch Skontofristen eingehalten.
Rechnungsvorerfassung
Belege die von der Buchhaltung für den Steuerberater geprüft und erfasst werden müssen, können im System hochgeladen, oder per E-Mail an eco BILLFLOW gesendet und dort verarbeitet werden. Die OCR-Erkennung für Buchungsinformationen erleichtert die Arbeit enorm und überträgt die Rechnungsinformationen direkt in die Eingabemasken der Rechnungsvorerfassung.
Neben generellen Angaben zu Rechnungen wie Datum, Betrag und Rechnungsnummer können Kreditoren, Kostenstellen und Buchungskonten zugewiesen werden und alle Daten später als Exportdatei z.B. für Datev Unternehmen Online abgerufen und ins Rechenzentrum übertragen werden.
Weiter kann die Skonto-Funktion für Rechnungen genutzt werden. Dies ermöglicht eine effektive Übersicht der Zahlungszeiträume, um keine Skontozahlung mehr zu verpassen.
Für wen ist eco BILLFLOW gedacht?
Behörden und öffentliche Einrichtungen
Städte und Gemeinden
Bei Städten und Gemeinden ist die Verteilung von Belegen eine große Herausforderung, da es hier eine Vielzahl von Ämtern, Räumen und Mitarbeitern gibt.
In eco BILLFLOW ist dies über die Ablage der Beleg in die einzelnen Workflows ganz einfach umsetzbar. Und, wenn ein Beleg in eine andere Abteilung gehört, kann dieser mit einem Klick umgeleitet werden.
Gesundheitseinrichtungen und Pflegedienste
Große Einrichtungen wie Altenheime und mobile Pflegedienste haben eine Vielzahl von Belegen, die durch die richtigen Abteilungen geprüft und freigegeben werden müssen, bevor die Verwaltung diese bezahlen kann.
Hier können Belege auf die Abteilungen wie betreutes Wohnen, Pflegestation, Küche, Technik, usw. aufgeteilt und von den jeweiligen Mitarbeitern freigegeben werden. Die Verwaltung hat durch eine Summenübersicht immer alle Belege und laufenden Kosten im Blick.
Handwerk, Industrie & Handel
Handwerksbetriebe
Im Handwerk ist Zeit bekanntlich auch bares Geld und viele Baustellen benötigen eine klare Struktur und einfache Zuordnung der Rechnungen und Auftragszettel zu den einzelnen Sachbearbeitern im Büro und Vorarbeitern auf der Baustelle.In eco BILLFLOW können Projekte als Kostenstellen angelegt und darüber alle Belege einfach zugeordnet und später ausgewertet werden.Industrie und Handel
In der Industrie werden viele Bauteile bestellt und in einzelnen Aufträgen verwendet. Der Handel kauft große Mengen von Artikeln und verteilt diese auf einzelne Fillialen.
Hier ist eine einfache Aufteilung der Belege auf einzelne Niederlassungen, sowie die Prüfung der Mengen auf Lieferscheinen und Rechnungen sehr wichtig.
In eco BILLFLOW kommt da der 2-Monitor-Betrieb zum Einsatz, über den die Rechnungen zeitgleich mit den richtigen Lieferscheinen aufgerufen und abgeglichen werden kann.
Weiterentwicklung
Unsere Software wird regelmäßig weiterentwickelt und um nützliche Funktionen und Zusatz-Tools erweitert. Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden zufrieden mit unseren Produkten sind. Daher nehmen wir gerne auch Ihre Ideen für zusätzliche Funktionen oder Verbesserungen per E-Mail an entwicklung@eco-billflow.de gerne entgegen und setzen diese um, wenn wir das für sinnvoll empfinden.