Belegfreigabe und -prüfung online mit der Cloudlösung eco Billdflow

Welche Funktionen bietet eco BILLFLOW?

eco BILLFLOW unterstützt Sie bei der Belegfreigabe, Belegprüfung oder Rechnungsvorerfassung von allen Belege und verteilt diese an die einzelnen Mitarbeiter und Abteilungen im Unternehmen über so genannte Workflows.

Neben einer einfachen Bedienoberfläche und Sicherheitsfunktionen wie der Belegsperre, Verschlüsselung der Daten, sowie automatischer Systemupdates, bietet das System viele nützliche Funktionen, wie unsere OCR-Texterkennung oder die Schnittstellen zur DATEV Unternehmen Online, die Sie bei der Bearbeitung und Weiterverarbeitung der Belege unterstützen:

Online-Software (SASS – Software as a Service)
Mit unserer Cloudlösung benötigst du weder kostspielige Software noch lästige Updates. Die gesamte Umgebung ist immer auf dem aktuellen Stand.
Effektiver arbeiten mit 2-Monitor-Betrieb
Das Dashboard kann auf einen zweiten Monitor erweitert werden. So können dann während der Bearbeitung die zum Beleg gehörenden Zusatzbelege wie Lieferschein oder Bestellformular automatisch auf dem zweiten Monitor ausgegeben werden.
Ein Dashboard - Alles im Blick
Durch eine Vielzahl an Filterfunktionen und der Dateisuche können laufende und auch abgeschlossene Workflows einfach durchsucht und die Übersicht individuell angepasst werden.
Konfigurierbare Belegausgabe
Für jeden Workflow kann die Ausgabe des Beleges individuell angepasst werden. An den bearbeiteten Beleg kann die Kopie des Originals, die Beleg-Historie, Zusatzbelege wie Lieferscheine oder Zollpapiere, Notizen, und/oder Kontiervorschläge angefügt werden.
Beleg-Postfach
Zu jeder Firma gibt es ein E-Mail-Postfach für Belege, die vom System automatisch abgerufen werden. Der E-Mail- Empfang und -Versant wird vom System protokolliert.
Unendliche Workflows
Du kannst dir beliebig viele Workflows für deine Belege mit bis zu vier Freigabeebenen und einer beliebigen Anzahl von Benutzern pro Ebene anlegen.
Import von Stammdaten
Stammdaten wie Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten als CSV-Datei können direkt ins System importiert werden.
Kontiervorschlag
Für Belege kann ein Kontierstempel mit individuellen Feldern wie Kostenstellen, Beträge, Abteilungen, BU-Konten, etc. erstellt werden, der am Ende des Beleges als Kontiervorschlag für Buchhaltung oder Steuerberater mit auf den Beleg ausgegeben wird.
DATEV Schnittstelle für Buchungsdaten
Übertragung von Belegen im PDF-Format und Belegdaten (Accounting Extf-Files) nach DATEV Unternehmen Online.
GoBD konforme Belegbearbeitung
GoBD konforme Datenbearbeitung als PDF/A-Dateien und sichere Datenspeicherung in einem der sichersten Rechenzentren in Deutschland.
Einstelbare Freigabegrenzen
Jedem Benutzer kann eine Freigabegrenze zugeordnet werden, welche in Kombination mit der OCR-Texterkennung Workflows nach Rechnungsbeträgen steuern und somit beschleunigen kann.
Lieferscheinverwaltung
Da Lieferscheine fast immer vor der Rechung im Unternehmen vorliegen, können diese vorab in eco Billflow hochgeladen und nach Erhalt der Rechung in einen Workflow umgewandelt werden. Über den 2 Monitor-Betrieb kann dann die Rechung mit dem Lieferschein abgeglichen werden.

OCR-Erkennung von Buchungsinformationen
Für die Rechnungsvorerfassung können die Buchungsinformationen wie Rechnungsbetrag, -datum und -nummer sowie Kontakt- und Bankdaten der Lieferanten (Kreditoren) aus den Belegen per OCR-Scan ausgelesen und zugeordnet werden.
Rechnungsvorerfassung für Datev UO
Belege können über die Eingabe von relevanten Rechnungsdaten sowie Aufteilung der Beträge auf Kostenstellen und Buchungskonten vorerfasst werden. Diese werden mittels DATEV Connect Online-Schnittstelle direkt nach Unternehmen Online übertragen.
Mehrere Firmen pro Account
Du kannst über das Dashboard beliebig viele Firmen verwalten, ohne dich erneut anzumelden zu müssen. Jedem Benutzer können unterschiedliche Firmen, Ebenen und Workflows zugeteilt werden, die dann entsprechend bearbeitet werden können.
Beleg- und Skonto-Alarm
Neben der Benachrichtig zu neuen Belegen im System kann zB auch der sogenannte Skontoalarm für Belege, die sich länger im System befinden und Belege mit Skontofristen konfiguriert werden.
2-Faktor-Authentifizierung
Die Anmeldung im System kann über eine 2-Faktor-Authentifizierung noch sicherer gemacht werden.
Zusatzbelege anheftbar
Zusatzbelege wie Lieferscheine, Bestelllisten oder Zollpapiere können ebenfalls im System hochgeladen und einem Beleg zugeordnet werden.
Eigene Stempel erstellbar
Neben eine Vielzahl von voreingestellten Stempeln kannst du auch eigene Stempel für die Workflows - mit und ohne Eingabefeldern - erstellen. Die Stempel können mit Inhalten als Dropdown-Auswahl konfiguriert werden.
Vertretungsregelung
Für die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit kann für den Zeitraum eine Vertretung pro Ebene angelegt werden, die den Benutzer innerhalb des eingestellten Zeitraumes vertritt.
DATEV Schnittstelle für Belege
Belege im Dateiformat PDF und JPG (Accounting Documents) können direkt nach DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
DATEV Schnittstelle für Rechnungsdaten
Übertragung von Belegen im PDF-Format und strukturierten Belegdaten (Accounting DXSO-Jobs) nach DATEV Unternehmen Online.
4 Augen-Freigabe
Wichtige Belege können in Workflows und der weiteren Bearbeitung auch mehreren Mitarbeitern vorgelegt werden. Erst wenn alle nominierten Mitarbeiter die Ebene freigegeben haben, wandert der Beleg in die nächste Ebene, bzw. zur Weiterverarbeitung.

Schnittstellen (APIs) in eco BILLFLOW

Schnittstellen in eco BILLFLOW

Für die Verteilung und Bearbeitung der Belege müssen diese in eco BILLFLOW importiert werden. Das kann über die folgenden Wege erfolgen:

Import von PDF-Belegen wie Rechnungen und Lieferscheine per E-Mail-Postfach minütlicher Abruf
Import von PDF- und XML-Belegen wie z.B. XRechnung per manuellem Upload
Import von PDF- und XML-Belegen wie z.B. XRechnung aus externen Systemen per API

Schnittstellen aus eco BILLFLOW

Nachdem der Workflow des Beleges beendet ist, kann dieser aus eco BILLFLOW heraus an andere weiterverarbeitende Systeme übertragen werden. Hier sind aktuell die folgenden Schnittstellen aktiv:

Export des PDF-Dokumentes per E-Mailverand:
zu DATEV Unternehmen Online oder andere Anbieter
Export von PDF-Dokument und Rechnungsinformationen als XML-Datensatz
zu DATEV Unternehmen Online (Bearbeitungsform erweitert)
Export von PDF-Dokument und Buchungsinformationen als CSV-Dateisatz
zu DATEV Unternehmen Online (Bearbeitungsform erweitert)
Export von PDF-Dokumenten an SAP- und Archivsysteme

Nicht die passende Schnittstelle für Sie dabei?

Wenn Sie eine anderen Weg für den Import oder Export der Belege benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an.

Wir können Ihnen gerne die passende Lösung entwickeln, die auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Rufen Sie uns an 02296 999 19 0 oder schreiben Sie uns info@eco-billflow.de.