Jetzt mit der digitalen Buchhaltung beginnen und von den Vorteilen profitieren!

Belegfreigabe und Rechnungsvorerfassung

Mit unserer Cloudlösung eco Billflow kannst du deine Buchhaltung komplett neu organisieren und alle Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen.

Nach der Umstellung deiner Belegverwaltung auf eco Billflow können sich du und deine Mitarbeiter die langen Laufwege und Rückfragen im Büro zu Belegen die freigegeben und/oder Rechnungen, die Kostenstellen zugeordet werden müssen, einfach sparen.

Die Abwicklung der Belege durch die einzelen Abteilungen wird dann über die erstellen Workflows innerhalb der Software gesteuert.
Dadurch landen die Belege immer beim richtigen Mitarbeiter, Freigaben können auch ausserhalb des Büros erteilt werden und du sparst dir durch die Digitalierung eine Menge an Papier. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch deine Drucker.

Belegfreigabe Belegprüfung Rechnungsvorerfassung als Cloudlösung immer und von überall

Belegprüfung und Freigabe

Wichtige Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Verträge werden in vielen Unternehmen vorab von verschiedenen Mitarbeitern geprüft. Im System kann dies in bis zu vier Ebenen und auswählbaren Mitarbeitern realisiert werden.

Der Ablauf der Prüfung - der so genannte Workflow - erfolgt dabei komplett elektronisch, was gerade in der jetztigen Situation mit Corona sehr von Vorteil ist. Der oder die zuständigen Mitarbeiter werden vom System per E-Mail benachrichtigt.

Jeder Beleg ist immer und zu jeder Zeit im System auffindbar und der aktuelle Status kann dabei direkt ermittelt werden.

 

Rechungsvorerfassung

Belege die von der Buchhaltung für den Steuerberater geprüft und erfasst werden müssen, können digital in System hochgeladen und dort verarbeitet werden. Die OCR-Erkennung für Buchungsinformationen erleichtert die Arbeit enorm und übernimmt fast alle Eingaben.

Neben generellen Angaben zu Rechnungen wie Datum, Betrag und Rechnunsnummer können Kreditorent, Kostenstellen und Buchungskonten zugewiesen werden und alle Daten später als Exportdatei z.B. für Datev Unternehmen Online abgerufen und ins Rechenzentrum übertragen werden.

Weiter kann die Skonto-Funktion für Rechnungen genutzt werden. Dies ermöglicht eine Kontrolle der Zahlungszeiträume, um keine Skontozahlung mehr zu verpassen.

Was kann eco Billflow?

eco Billflow unterstützt dich bei der Bearbeitung deiner digitalen Belege für die Freigabe oder Rechnungsvorerfassung.

Neben einer einfachen Bedienoberfläche und Sicherheitsfunktionen wie der Belegsperre, Verschlüsselung der Daten und Dateien, sowie automatischer Systemupdates, bietet das System dir viele nützliche Funktionen, die dich bei der Bearbeitung und Weiterverarbeitung deiner Belege unterstützen:

 

  • Online-Software (SASS – Software as a Service)
    Als Cloudsoftware benötigst du weder kostspielige Software noch lästige Updates. Die gesamte Umgebung ist immer auf dem aktuellen Stand.
  • Effektiver arbeiten mit 2-Monitor-Betrieb
    Das Dashboard kann auf einen zweiten Monitor erweitert werden. So können dann während der Bearbeitung die zum Beleg gehörenden Zusatzbelege wie Lieferschein oder Bestellformular automatisch auf dem zweiten Monitor ausgegeben werden.
  • Ein Dashboard - Alles im Blick
    Durch eine Vielzahl an Filterfunktionen und Dateisuche können laufende und auch abgeschlossene Workflows einfach durchsucht und die Übersicht individuell angepasst werden.
  • Konfigurierbare Belegausgabe
    Für jeden Workflow kann die Ausgabe des Beleges individuell angepasst werden. An den bearbeiteten Beleg kann die Kopie des Originals, die Beleg-Historie, Zusatzbelege wie Lieferscheine oder Zollpapiere, Notizen, und/oder Kontiervorschläge angefügt werden.
  • Beleg-Postfach
    Zu jeder Firma gibt es ein E-Mail-Postfach für Belege, die vom System automatisch abgerufen werden. Die E-Mail- Empfang und -Versandt wird vom System protokolliert.
  • Unendliche Workflows
    Du kannst dir beliebig viele Workflows für deine Belege mit bis zu vier Freigabeebenen und einer beliebigen Anzahl von Benutzern pro Ebene anlegen.
  • Import von Stammdaten
    Stammdaten wie Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten als CSV-Datei können direkt ins System importiert werden.
  • Kontiervorschlag
    Für Belege kann ein Kontierstempel mit individuellen Feldern wie Kostenstellen, Beträge, Abteilungen, BU-Konten, etc. erstellt werden, der am Ende des Beleges als Kontiervorschlag für Buchhaltung oder Steuerberater mit auf den Beleg ausgegeben wird.
  • DATEV Schnittstelle für Buchungsdaten
    Übertragung von Belegen im PDF-Format und Belegdaten (Accounting Extf-Files) nach DATEV Unternehmen Online.
  • GoBD konforme Belegbearbeitung
    GoBD konforme Datenbearbeitung als PDF/A-Dateien und sichere Datenspeicherung in einem der sichersten Rechenzentren in Deutschland.
  • OCR-Erkennung von Buchungsinformationen
    Für die Rechnungsvorerfassung können die Buchngsinformationen wie Rechnungs- Betrag, -Datum und -Nummer, sowie Kontakt- und Bankdaten der Kreditoren (Lieferanten) aus den Belegen per OCR-Scan ausgelesen und zugeordnet werden.
  • Rechnungsvorerfassung für Datev UO
    Belege können über die Eingabe von relevanten Rechnungsdaten, sowie Aufteilung der Beträge auf Kostenstellen und Buchungskonten vorerfasst und über die DATEV Connect Online-Schnittstelle direkt nach Unternehmen Online übertragen werden.
  • Mehrere Firmen pro Account
    Du kannst über das Dashboard beliebig viele Firmen verwalten, ohne dich erneut anzumelden zu müssen. Jedem Benutzer können unterschiedliche Firmen, Ebenen und Workflows zugeteilt werden, die er bearbeiten darf.
  • Beleg- und Skonto-Alarm
    Neben der Benachrichtig zu neuen Belegen im System können auch Alarme für Belege, die sich länger im System befinden und Belegene mit Skontofristen konfiguriert werden.
  • 2-Faktor-Authentifizierung
    Die Anmeldung im System kann über eine 2-Faktor-Authentifizierung noch sicherer gemacht werden.
  • Zusatzbelege anheftbar
    Neben den Belegen können auch Zusatzbelege wie Lieferscheine, Bestelllisten oder Zollpapiere im System hochgeladen und einem Beleg zugeordnet werden.
  • Eigene Stempel erstellbar
    Neben eine Vielzahl von voreingestellten Stempeln kannst du auch eigene Stempel für die Workflows mit und ohne Eingabefelder erstellen. Die Stempel können mit Inhalten als Dropdown-Auswahl konfiguriert werden.
  • Vertretungsregelung
    Für die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit kann für den Zeitraum eine Vertretung pro Ebene angelegt werden, die den Benutzer innerhalb des eingestellten Zeitraumes vertritt.
  • DATEV Schnittstelle für Belege
    Beleg im Dateiformat PDF und JPG (Accounting Documents) können direkt nach DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
  • DATEV Schnittstelle für Rechnungsdaten
    Übertragung von Belegen im PDF-Format und strukturierten Belegdaten (Accounting DXSO-Jobs) nach DATEV Unternehmen Online.

 

Weiterentwicklung

Unsere Software wird regelmäßig weiterentwickelt und um nützliche Funktionen und Zusatz-Tools erweitert. Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden zufrieden mit unseren Produkten sind. Daher nehmen wir gerne auch Ihre Ideen für zusätliche Funktionen oder Verbesserungen per E-Mail an entwicklung@eco-billflow.de gerne an und setzen diese um, wenn wir das für sinnvoll empfinden.

Interessiert? Dann meld dich bei uns!

Gerne unterstützen wir dich bei der Digitalisierung deines Unternehmens und geben dir weitere Informationen eco BILLFLOW.
Ruf uns an: 02296 999 19 0 (Montag bis Freitag 8.00 - 12.00 und 13.00 - 17.00 Uhr), schreib uns eine E-Mail an info@eco-billflow.de oder nutze einfach das Anfrageformular.

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