Jetzt mit der digitalen Buchhaltung beginnen und von den Vorteilen profitieren!

Belegfreigabe digital umsetzen

Mit unserer Cloudlösung eco Billflow können Sie Ihre Buchhaltung komplett neu organisieren und alle Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen.

Nach der Umstellung Ihrer Belegverwaltung auf eco Billflow können Sie sich die langen Laufwege und Rückfragen im Büro zu Belegen die freigegeben und/oder Rechnungen, die Kostenstellen zugeordet werden müssen, einfach sparen.

Die Abwicklung der Belege durch die einzelen Abteilungen wird dann über die erstellen Workflows innerhalb der Software gesteuert.
Dadurch landen die Belege immer beim richtigen Mitarbeiter, Freigaben können auch ausserhalb des Büros erteilt werden und Sie sparen sich durch die Digitalierung eine Menge an Papier. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihre Drucker.

Belegfreigabe Belegprüfung Rechnungsvorerfassung als Cloudlösung immer und von überall

Belegprüfung und Freigabe

Wichtige Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Verträge werden in vielen Unternehmen vorab von verschiedenen Mitarbeitern geprüft. Im System kann dies in bis zu vier Ebenen und auswählbaren Mitarbeitern realisiert werden.

Der Ablauf der Prüfung - der so genannte Workflow - erfolgt dabei komplett elektronisch, was gerade in der jetztigen Situation mit Corona sehr von Vorteil ist. Der oder die zuständigen Mitarbeiter werden vom System per E-Mail benachrichtigt.

Jeder Beleg ist immer und zu jeder Zeit im System auffindbar und der aktuelle Status kann dabei direkt ermittelt werden.

 

Rechungsvorerfassung

Belege die von der Buchhaltung für den Steuerberater geprüft und erfasst werden müssen, können digital in System hochgeladen und dort verarbeitet werden.

Neben generellen Angaben zu Rechnungen wie Datum, Betrag und Rechnunsnummer können Kreditorent, Kostenstellen und Buchungskonten zugewiesen werden und alle Daten später als Exportdatei z.B. für Datev Unternehmen Online abgerufen und ins Rechenzentrum übertragen werden.

Weiter kann die Skonto-Funktion für Rechnungen genutzt werden. Dies ermöglicht eine Kontrolle der Zahlungszeiträume, um keine Skontozahlung mehr zu verpassen.

Was kann eco Billflow?

eco Billflow unterstützt Sie bei der Bearbeitung Ihrer digitalen Belege für die Freigabe oder Rechnungsvorerfassung.

Neben einer einfachen Bedienoberfläche und Sicherheitsfunktionen wie der Belegsperre, Verschlüsselung der Daten und Dateien, sowie automatischer Systemupdates, bietet das System Ihnen viele Funktionen, die Sie bei der Bearbeitung und Weiterverarbeitung Ihrer Belege unterstützen:

 

Workflows

Sie können für jeden Belegtyp eine individuellen Ablauf vom Belegeingang bis zur Belegausgabe, bzw. Weiterverarbeitung durch externe Systeme erstellen.

Auf bis zu vier Ebenen können Sie einen oder mehrere Benutzer für die jeweilige Freigabe der Belege auswählen und auf jeder Ebene die benötigten Stempel hinzufügen.

Für jeden Belegtyp können zusätzliche Funktionen wie Kopie des Originalbeleges, Erfassung von Kreditoren, Kostenstellen, Buchungskonten und Skontoangaben eingestellt werden.

Stempelerstellung

Das System verfügt über eine Vielzahl von vorinstallierten Stempeln. Sie können aber auch eine Stempel erstellen und diese in Ihren einzelnen Workflows zur Auswahl bereitstellen. Auch Funtionsstempel mit der Möglichkeit zur Dateneingabe können als Stempel erstellt und in den Workflows verwendet werden.

Dateisystem

Belege können über manuellen Upload oder durch automatischen E-Mail-Abruf ins System geladen werden. Nach Abschluss des Workflows sind die Beleg für maximal 90 Tage noch im System zum Abruf archiviert.

Mehrere Firmen

Über einen Account können mehrere Firmen verwaltet werden. Jeder Firma können unabhängig voneinenader unterschiedliche Workflows und Mitarbeiter zugeordnet werden.

Datenimport

Kreditoren, Kostenstellen und Buchungskonten können Sie aus Ihrer Buchhaltungssoftware als CSV Datei ganz einfach ins System importieren.

Datenexport/Weiterverarbeitung

Fertige Beleg können über das System direkt an externe Dienstleister wie Datev Unternehmen Online übertragen werden. Weiter können Sie die Belege mit und ohne Buchungsinformationen einzeln oder als ZIP-Datei(en) exportieren oder per E-Mail aus dem System heraus versenden.

Notizfunktion

Sie können für jeden Beleg eine Notiz erstellen, die während des ganzen Workflows einsehbar und änderbar ist. So können Anmerkungen die die Verarbeitung des Beleges vereinfachen, einfach angefügt werden.

Historie

Jeder Bearbeitung der einzelnen Belege wird vom System protokolliert. In der Historie kann der Status eines jeden Beleges abgerufen werden. So ist jeder Beleg zu jeder Zeit im System schnell auffindbar.

Die Historie kann je nach Einstellung des Beleges als zusätzliche Seite ans Ende des jeweiligen Beleges angehangen werden. Ein monatlicher Report der Historie wird vom System automatisch erstellt und ist als PDF Datei abrufbar.

Mailsystem

Das integrierte Mailsystem ruft E-Mails der einzelenen Firmen mit Belegen ab, versendet abgeschlossene Belege zu Datev Unternehmen Online oder anderen Anbietern und informiert über neue Belege.

 

 

Weiterentwicklung

Unsere Software wird regelmäßig weiterentwickelt und um nützliche Funktionen und Zusatz-Tools erweitert. Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden zufrieden mit unseren Produkten sind. Daher nehmen wir gerne auch Ihre Ideen für zusätliche Funktionen oder Verbesserungen per E-Mail an entwicklung@eco-billflow.de gerne an und setzen diese um, wenn wir das für sinnvoll empfinden.

Interessiert? Dann melden Sie sich bei uns

Gerne unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens und geben Ihnen weitere Informationen eco BILLFLOW.
Rufen Sie uns an 02296 999 19 0 (Montag bis Freitag 8.00 - 12.00 und 13.00 - 17.00 Uhr), schreiben Sie uns eine E-Mail an info@eco-billflow.de oder nutzen Sie einfach das Anfrageformular.

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