Belegfreigabe und Rechnungsvorerfassung

Mit unserer Cloudlösung eco Billflow kannst du deine Buchhaltung komplett neu organisieren und alle Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen.

Nach der Umstellung deiner Belegverwaltung auf eco Billflow können sich deine Mitarbeiter und du die langen Laufwege und Rückfragen im Büro einfach sparen . Alle Fragen zu Belegen die freigegeben werden müssen, Zuordnung auf Kostenstellen usw. könen digital abgebildet werden.

Die Abwicklung der Belege durch die einzelnen Abteilungen wird dann über die erstellten Workflows innerhalb der Software gesteuert.

Dadurch landen die Belege immer beim richtigen Mitarbeiter, Freigaben können auch ausserhalb des Büros erteilt werden und du sparst dir durch die Digitalierung eine Menge Papier. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch deine Drucker.

Belegfreigabe Belegprüfung Rechnungsvorerfassung als Cloudlösung immer und von überall

Belegfreigabe und -prüfung

Wichtige Belege wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträge werden in vielen Unternehmen vorab von verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen geprüft. Mit eco Billflow kann die Belegfreigabe online auf bis zu vier Ebenen und auswählbaren Mitarbeitern realisiert werden.

Der Ablauf der Belegfreigabe und -prüfung - der so genannte Workflow - erfolgt dabei einfach digital und online, was gerade in der jetzigen Situation durch Corona absolut von Vorteil ist. Der oder die zuständigen Mitarbeiter werden vom System per E-Mail über neue Belege zur Prüfung und/oder Freigabe benachrichtigt.

Jeder Beleg ist immer und zu jeder Zeit im System auffindbar und der aktuelle Status kann dabei direkt ermittelt werden. So werden z.B. auch Skontofristen eingehalten.

Rechungsvorerfassung

Belege die von der Buchhaltung für den Steuerberater geprüft und erfasst werden müssen, können im System hochgeladen, oder per E-Mail an eco Billflow gesendet und dort verarbeitet werden. Die OCR-Erkennung für Buchungsinformationen erleichtert die Arbeit enorm und überträgt die Rechnungsinformationen direkt in die Eingabemasken der Rechnungsvorerfassung.

Neben generellen Angaben zu Rechnungen wie Datum, Betrag und Rechnungsnummer können Kreditoren, Kostenstellen und Buchungskonten zugewiesen werden und alle Daten später als Exportdatei z.B. für Datev Unternehmen Online abgerufen und ins Rechenzentrum übertragen werden.

Weiter kann die Skonto-Funktion für Rechnungen genutzt werden. Dies ermöglicht eine Kontrolle der Zahlungszeiträume, um keine Skontozahlung mehr zu verpassen.

Was kann eco Billflow?

eco Billflow unterstützt dich bei der Belegfreigabe, Belegprüfung oder Rechnungsvorerfassung all deiner digitalen Belege und verteilt diese an die einzelnen Mitarbeiter und Abteilungen in deinem Unternehmen.

Neben einer einfachen Bedienoberfläche und Sicherheitsfunktionen wie der Belegsperre, Verschlüsselung der Daten, sowie automatischer Systemupdates, bietet das System dir viele nützliche Funktionen, wie die OCR-Texterkennung oder die Schnittstelle zur DATEV Unternehmen Online, die dich bei der Bearbeitung und Weiterverarbeitung deiner Belege unterstützen:

Online-Software (SASS – Software as a Service)
Mit unserer Cloudlösung benötigst du weder kostspielige Software noch lästige Updates. Die gesamte Umgebung ist immer auf dem aktuellen Stand.
Effektiver arbeiten mit 2-Monitor-Betrieb
Das Dashboard kann auf einen zweiten Monitor erweitert werden. So können dann während der Bearbeitung die zum Beleg gehörenden Zusatzbelege wie Lieferschein oder Bestellformular automatisch auf dem zweiten Monitor ausgegeben werden.
Ein Dashboard - Alles im Blick
Durch eine Vielzahl an Filterfunktionen und der Dateisuche können laufende und auch abgeschlossene Workflows einfach durchsucht und die Übersicht individuell angepasst werden.
Konfigurierbare Belegausgabe
Für jeden Workflow kann die Ausgabe des Beleges individuell angepasst werden. An den bearbeiteten Beleg kann die Kopie des Originals, die Beleg-Historie, Zusatzbelege wie Lieferscheine oder Zollpapiere, Notizen, und/oder Kontiervorschläge angefügt werden.
Beleg-Postfach
Zu jeder Firma gibt es ein E-Mail-Postfach für Belege, die vom System automatisch abgerufen werden. Der E-Mail- Empfang und -Versant wird vom System protokolliert.
Unendliche Workflows
Du kannst dir beliebig viele Workflows für deine Belege mit bis zu vier Freigabeebenen und einer beliebigen Anzahl von Benutzern pro Ebene anlegen.
Import von Stammdaten
Stammdaten wie Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten als CSV-Datei können direkt ins System importiert werden.
Kontiervorschlag
Für Belege kann ein Kontierstempel mit individuellen Feldern wie Kostenstellen, Beträge, Abteilungen, BU-Konten, etc. erstellt werden, der am Ende des Beleges als Kontiervorschlag für Buchhaltung oder Steuerberater mit auf den Beleg ausgegeben wird.
DATEV Schnittstelle für Buchungsdaten
Übertragung von Belegen im PDF-Format und Belegdaten (Accounting Extf-Files) nach DATEV Unternehmen Online.
GoBD konforme Belegbearbeitung
GoBD konforme Datenbearbeitung als PDF/A-Dateien und sichere Datenspeicherung in einem der sichersten Rechenzentren in Deutschland.
Einstelbare Freigabegrenzen
Jedem Benutzer kann eine Freigabegrenze zugeordnet werden, welche in Kombination mit der OCR-Texterkennung Workflows nach Rechnungsbeträgen steuern und somit beschleunigen kann.
Lieferscheinverwaltung
Da Lieferscheine fast immer vor der Rechung im Unternehmen vorliegen, können diese vorab in eco Billflow hochgeladen und nach Erhalt der Rechung in einen Workflow umgewandelt werden. Über den 2 Monitor-Betrieb kann dann die Rechung mit dem Lieferschein abgeglichen werden.

OCR-Erkennung von Buchungsinformationen
Für die Rechnungsvorerfassung können die Buchungsinformationen wie Rechnungsbetrag, -datum und -nummer sowie Kontakt- und Bankdaten der Lieferanten (Kreditoren) aus den Belegen per OCR-Scan ausgelesen und zugeordnet werden.
Rechnungsvorerfassung für Datev UO
Belege können über die Eingabe von relevanten Rechnungsdaten sowie Aufteilung der Beträge auf Kostenstellen und Buchungskonten vorerfasst werden. Diese werden mittels DATEV Connect Online-Schnittstelle direkt nach Unternehmen Online übertragen.
Mehrere Firmen pro Account
Du kannst über das Dashboard beliebig viele Firmen verwalten, ohne dich erneut anzumelden zu müssen. Jedem Benutzer können unterschiedliche Firmen, Ebenen und Workflows zugeteilt werden, die dann entsprechend bearbeitet werden können.
Beleg- und Skonto-Alarm
Neben der Benachrichtig zu neuen Belegen im System kann zB auch der sogenannte Skontoalarm für Belege, die sich länger im System befinden und Belege mit Skontofristen konfiguriert werden.
2-Faktor-Authentifizierung
Die Anmeldung im System kann über eine 2-Faktor-Authentifizierung noch sicherer gemacht werden.
Zusatzbelege anheftbar
Zusatzbelege wie Lieferscheine, Bestelllisten oder Zollpapiere können ebenfalls im System hochgeladen und einem Beleg zugeordnet werden.
Eigene Stempel erstellbar
Neben eine Vielzahl von voreingestellten Stempeln kannst du auch eigene Stempel für die Workflows - mit und ohne Eingabefeldern - erstellen. Die Stempel können mit Inhalten als Dropdown-Auswahl konfiguriert werden.
Vertretungsregelung
Für die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit kann für den Zeitraum eine Vertretung pro Ebene angelegt werden, die den Benutzer innerhalb des eingestellten Zeitraumes vertritt.
DATEV Schnittstelle für Belege
Belege im Dateiformat PDF und JPG (Accounting Documents) können direkt nach DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
DATEV Schnittstelle für Rechnungsdaten
Übertragung von Belegen im PDF-Format und strukturierten Belegdaten (Accounting DXSO-Jobs) nach DATEV Unternehmen Online.
4 Augen-Freigabe
Wichtige Belege können in Workflows und der weiteren Bearbeitung auch mehreren Mitarbeitern vorgelegt werden. Erst wenn alle nominierten Mitarbeiter die Ebene freigegeben haben, wandert der Beleg in die nächste Ebene, bzw. zur Weiterverarbeitung.

Weiterentwicklung

Unsere Software wird regelmäßig weiterentwickelt und um nützliche Funktionen und Zusatz-Tools erweitert. Uns ist es wichtig, dass unsere Kunden zufrieden mit unseren Produkten sind. Daher nehmen wir gerne auch Ihre Ideen für zusätzliche Funktionen oder Verbesserungen per E-Mail an entwicklung@eco-billflow.de gerne entgegen und setzen diese um, wenn wir das für sinnvoll empfinden.

Interessiert? Dann meld dich bei uns!

Gerne unterstützen wir dich bei der Digitalisierung deines Unternehmens und geben dir weitere Informationen eco BILLFLOW.
Ruf uns an: 02296 999 19 0 (Montag bis Freitag 8.00 - 12.00 und 13.00 - 17.00 Uhr), schreib uns eine E-Mail an info@eco-billflow.de oder nutze einfach das Anfrageformular.